Posteingangslösungen

Ihre Eingangspost wird für das Scanning aufbereitet, digitalisiert und mit aktuellster Technologie klassifiziert
und indiziert – und dann in digitaler Form für die Weiterbearbeitung zur Verfügung gestellt.

Eigenschaften von Posteingangslösungen

  • Schnelle Bearbeitung der Eingangspost
  • Minimierung des manuellen Aufwand durch automatische Erkennung Verteilung gescannter Dokumente
  • Leicht konfigurierbar
  • Einfaches Monitoring der Prozesse über ein einziges Werkzeug

Unsere Dienstleistungen

  • Installation der digitalen Posteingangslösung bei Ihnen vor Ort (Software, Hardware, Workflows, DMS, Schulung, Support)
  • Wir holen Ihre Dokumente ab oder organisieren eine Umleitung, damit wir sie direkt bei uns verarbeiten können.
  • Überführung der Dokumente zu den dezentralen Arbeitsplätzen (DMS Software)
  • Siehe auch E-Mail Archivierung, DMS Lösungen, Compliance

Beispiel einer Posteingangslösung für 15 Filialen


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Unsere Lösung

Fachlabor Gubler AG sammelt den Posteingang verschiedener Agenturen schweizweit ein, sortiert persönlich adressierte Sendungen aus und scannt die restliche Korrespondenz ein. In Geschäftsstellen sind dies gesamthaft rund 5'000 Dokumente pro Tag. Die Digitalisierung des Posteingangs umfasst die automatische Aufteilung der eingescannten Sendungen nach Dokumentklassen, die Zuweisung an das zuständige Bearbeitungsteam und – via Workflow-Steuerung – die Einordnung der Dokumente ins korrekte E-Dossier.

Software erkennt Dokumenttyp und Schadenfall automatisch

Für die elektronische Weiterverarbeitung der eingescannten Post müssen die Art des Dokuments bestimmt und aus seinem Inhalt jene Informationen herausgelesen werden, mit denen der Typ des Geschäftsvorfalls, des Schadenfalls oder der Dossiernahme identifiziert werden kann. Unsere Scanning-Dienstleistung basiert auf einer Softwarelösung, welche die relevanten Daten auf diesen Dokumenten erkennt und sie mithilfe einer automatischen Klassierung und Zuweisung verwendet. Die regelbasierte Software ermittelt das Layout des Dokuments, eruiert Merkmale wie Formularnummern und erkennt Phrasen, in denen bestimmte Daten wie Schadensart, Schadennummer oder Referenzen des Bearbeitungsteams vermerkt sind. Das automatische Verfahren vergleicht die herausgelesenen Informationen mit Daten, welche die Auftraggeberin digital bereitstellt, und weist die so identifizierten Dokumente zuverlässig dem richtigen E-Dossier zu.

Vertraulichkeit

Die Verarbeitung erfolgt in einem ausschliesslich für die Suva vorgesehenen und mit einer Zutrittskontrolle gesicherten Raum.

Optimierung der Servicequalität

Die Abstimmung des digitalen Dokumenten Managements auf die Bedürfnisse der Auftraggeberin wird auf Basis einer Analyse der optimalen Postverarbeitungsprozesse und der Anforderungen an Bereitstellungszeiten und Steuerung des Arbeitsvorrats vorgenommen.
Digitalisierung und vorausgehende interne Prozessoptimierung der Auftraggeberin erhöhen die Servicequalität zum einen dank der Vermeidung von Medienbrüchen und der konsequenten Führung elektronischer Dossiers. Zum anderen verbessern die E-Dossiers die Auskunftsfähigkeit der Case Manager zu Geschäftsvorfällen und Kundendossiers und erlauben zudem umfassende Such- und Filtermöglichkeiten.

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