E-Mail Archivierung

Für Unternehmen ist es Pflicht, E-Mails zu archivieren.

  • Zum einen ist dies nötig aufgrund rechtlicher Grundlagen (siehe Compliance-relevante Bestimmungen).
  • Zum anderen bietet die E-Mail Archivierung Schutz vor dem Verlust von E-Mails und vor Serverüberlastungen.
  • Des Weiteren müssen E-Mails revisionssicher abgespeichert werden, um als allfällige Beweismittel dienen zu können.

Revisionssicher bedeutet in diesem Fall, dass die Dokumente unveränderbar gesichert, durch Metadaten auffindbar gemacht werden und in ihrer ursprünglichen Form vorliegen müssen. Durch dieses Vorgehen wird zudem der Schutz vor Manipulationen gewährleistet.

Unser Angebot

  • Wir bieten E-Mail Archivierungslösungen an, die aus Archivierungsapplikationen, Metadatenschema und Langzeitspeicher bestehen. Dabei archivieren wir nebst den eigentlichen Datenobjekten (z.B. EML-Dateien) auch die Compliance-relevanten Metadaten wie Absender, Zeitpunkte oder Verweise auf Anhänge.
  • Ausgehend vom verwendeten E-Mail Programm (z.B. Microsoft Exchange oder Lotus Notes), den spezifischen E-Mail Archivierungsanforderungen, der Kundeninfrastruktur und der Strategie unterstützen wir unsere Kunden beim Design und der Inbetriebnahme der optimalen E-Mail Archivierungslösung.
  • Ein Überblick über die verschiedenen E-Mail Archivierungssoftwares hilft Ihnen, das Produkt zu finden, das genau Ihren Bedürfnissen entspricht.
  • Mithilfe unserer kompetenten Beratung können Sie Ihre Prozesse optimieren, Zeit gewinnen und Geld sparen.

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Wie funktioniert die E-Mail Archivierung?

Die meisten Softwares zur E-Mail Archivierung werden in die E-Mail Infrastruktur integriert, worauf die E-Mails auf einen externen Speicher (Server, Festplatte, etc.) übertragen werden. Dort werden sie zu unveränderbaren Informationen verarbeitet. Eine Verschlüsselung ist in diesem Schritt auch möglich.

Bei verschiedenen Softwareanbietern kann der Benutzer zwischen zwei Optionen wählen. Entweder sortiert er die zu archivierenden E-Mails selbst und lässt sie danach mit Hilfe der Software in ein Archiv einbinden, oder er lässt ganze E-Mail-Ordner auf einmal archivieren. Bei der zweiten Variante wird meist ein Proxyserver eingesetzt, der die E-Mails archiviert, bevor sie beim Benutzer angekommen sind.

Der Administrator kann Archivierungsregeln erstellen, die bei der Benutzung automatisch angepasst werden (z.B. nach Grösse, Alter der Mails, Mailboxgrösse).

Die E-Mails können entweder samt Anhang oder aufgelöst archiviert werden, was bedeutet, dass die Anhänge an einem anderen Ort abgespeichert werden.

Archivierte E-Mails können sofort aufgerufen und mit Hilfe einer Suchfunktion eingesehen werden. Den Benutzern stehen mehrere Aktionen offen: Sie können die E-Mails bearbeiten, weiterleiten, in andere Ordner speichern oder wieder auf den Mailserver laden.

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